pengertian sistem informasi manajemen

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”.
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.



Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

sistem informasi rnanajernen merupakan suatu sistern yang biasanya diran¬cang bersama sarna dengan sistern pengolahan transaksi. Berdasarkan fungsi utamanya , kedua sistem tersebut memang berhubungan sangat erat. Sistern pengolahan transaksi bertilgas untuk mencatat data dan transaksi, mengolahnya, dan menyaJikan informasi baku bagi pihak yang rnernerlukannya. Sistern informasi manajernen merupakan sistem infornlas' yang mengolah berbagai data dan informasi rnenjadi informasi baru yang jauh lebih berrnanfaat bagi para pernakainya.mcessing) untuk mengolah data men¬SPT menggunakan pengolahan data Di sisi lain, SIM untuk mengolah informasi yang berasal dari SPT rnenjadi informasi baru, yang biasanya bersifat lebill kornpleks atau lebih kornprehensif. Diketabui Contob pengplahan data, Sebuah bank mencatat data tramakli 1101ang nasabah, schingga .nasabah tersebut memiriki saldo awal bulan b,,apa rupiah. Transaksi pengambilan dan penyetoran yang dilakukan nasabah tersebut setiap bulan tanggal diprose, schingga diktlui inforniasi saldo Padakh~ bulan. Data storang nasabah diolah untuk dijadikan informail tentang scorang nasabah. Infor¬masi tentang scorang nasabah ini berguna untuk mengambil keputusan untuk nasabah itu sendiri
Contoh pengolahan informasi. Inforniasi yang sudih i n untuk masing-masing nasabah pasti diolah lebih lanjut menjadi informasi yang meliputi semua nasabah. Misalnya setelah
Informasisemua nasabah diolab, bank yang bewngkutan dapat mmghasilkan informasi uang Yangdisetor dan diambil selama satu bulan, lelta berapa total saldo smua nasabah Pada akhir bulan. Informasi ini berguna bagi manajer bank untuk menyediakan dana seberapa banyak Pada masl MOteitentu.mengenai sistem informasi
Sudahbarang tentu rnasih banyak contoh lain penjualan tiket seorang penumpang pesawat dan total penurunan
MisaInya, data penahaspang pada suatu periode. Contoh lain, data indeks prestasi seorang
pada suatu semester dan total indeks prestasi sernua rnahasiswa di suatu )urusan. Dilihat dari prosesnya, pengolahan data dan pengolahan informasi sebenarny
rneilgg>unakan proses yang sarna,.

A. Hubungan SIM dan SPT

Seperti sudah diuraikan di atas, SIM mcrupakan sistem informasi kelanjutan dati SPT. SPT harus ada dulu dan hasilnya akan diolah oleh SIM. Meskipun demi¬kian, tidak mudah membedakan SPT dengan SIM. Dalam penerapan sistem informasi di berbagai perusahaan, seringkali SPT dan SIM sudah merupakan suatu kesatuan. Hal ini disebabkan oleh kabumya batas antara SPT dan SIM.

SPT mengolah data menjadi informas~ SIM mengolah informasi menjadi informasi lain. Kalau kedua sistern informasi tersebut digabungkan, skemanya
akan terEhat seperti pada gambit di bawah ini.

Dati gambar tersebut terlihat, SPT mengolah data (fakta yang belum. berguna untuk pembuatan keputusan) menjadi informasi. Informasi ini sudah dapat digu¬nakan unruk membuat keputusan, tetapi lingkupnya biasanya terbatas. Apabila manajemen akan membuat keputusan yang sifatnya lebih menyeluruh, informasi tadi diolah lebih lanjut dengan pengolahan informasi. Informasi dapat dihasilkan melalui media softcopy (dihasilkan melalui tampilan di layar atau suara di speake~ maupun hardcopy (dicetak di kettas).

Sistem informasi manajemen memiliki karaktetistik sebagai berikut:

a. SIM tidak mencatat data ke dalam basis data, karena hal ini sudah dilakukan oleh SPT. SIM hanya mengambil atau membaca data dari basis data.

b. SIM banyak mengolah informasi menjadi informasi baru dengan pengolahan informasi. Dalarn beberapa hal, pengolahan informasi bisa saja menjadi satu proses dengan pengolahan data yang ada pada SPT.

c. Informasi dihasilkan melalui berbagai media, baik softeopy (melalui tampilan lay'ar, suara, atau tanda tanda tertentu. n lisalnya alarm) maupun hardcopy (dalam bentuk cetakan). Informasi tercetak diperlukan untuk informasi yang bersifat jangka panjang dan memerlukan analisis, misaInya laporan keuangan atau laporan penjualan. Sedang laporan soficopy diperlukan untuk informasi yang relatif sederhana dan ddak mernerlukan anahsis dalarn waktu lama, misaInya informasi saldo rekening bank dan status kiriman paket.

d. Informasi yang dihasilkan diperlukan untuk membuat keputusan terstruktur dan keputusan semi terstruktur. Keputusan semi terstruktur adalah keputus¬an yang harus diambil karena timbul masalah yang jelas tetapi jalan keluarnya ada yang bersifat jelas dan ada yang tidak jelas. Masalah yang jelas contohnya adalah habisnya barang dagangan di gudang. jalan keluarnya yang jelas ada¬lah harus membeh lagi. jalan kehiar yang tidak jelas ada beberapa, rnisaInya harus membeli kepada pemasok yang mana, berapa banyak kuantitas yang harus dibeli, tunai atau. kredit, kapan dibayar, dan seterusnya.
e. SIM banyak digunakan olch para manajer madya, dengan tujuan untuk mengendalikan kegiatan perusahaan agar dapat mencapai tujuan clan sasaran yang telah ditetapkan oleh manajer puncak.

f. Data yang diolah melibatkan data masa Ialu dan data yang baru. Data masa yang akan datang Gebih sering disebut sebagai data untuk analisis) akan banyak diolah olch sistem pendukung keputusan dan sistem pakar.

g. SIM memerlukan waktu relatif lama untuk membangunnya, karena sistem ini tidak tergolong ke dalarn sistem yang sangat dibutuhkan olch manajemen. Manajemen perusahian biasanya mendahulukan SPT, karena digunakat~ untuk mencatat data kegiatan perusahaan. Apabila dimungkinkan, mmaannaajje, men menginginkan membangun SPT clan SIM secara bersarnaan.

Contoh. Sistern informasi akuntansi Auah perusahaan biasanya mdipufi SPT dan sekaligus SM Bagian SPT melipufi pencatatan transaksi dan pelaporan baku, misainya laporan daftar harga baran& laporan pen~a6n berkala, laporan rugi laba, dan neraca. Karakterisfik SIM ditandai dengan dised**,' kannya fasilitas untuk menghasilkan berbagai laporan yang dapat dirancang olch pemakainya. laporan analisis urnur piutang, yang rnenarnpilkan tagiban kepada masing masing pelanggan dan masa jatuh ternponya. Contoh informasi lain adalah laporan realisasi dibandingkan dengan anggaran.

Contob. Sistern informasi fungsional di dalarn perusahaan, biasanya dapat digolongkan ke dalm SIM. Sebagai contoh, sistein informasi produksi, sistem infornusi pernasaran, sistern informasi pc" nalia, dan sistern infornasi akfiva.

Sistem informasi manajemen tidak dapat berdifi sendiri, karena memerlukan input dari sistem lain (yaitu SM) clan menghasifican informasi bagi sistern yang lain. Hubungan antara SIM dengan sistern sistern informasi yang lain dapat dihhat pada gambar berikut.

Masing masing sistern informasi yang berhubungan dengan SI9 mempunyai tugas pokok sebagai berikut. Di tiap perusahaan tugas ini dapat saja berbeda.

Berbagai sistem informasi yang diuraikan pada tabel di atas, sistem informasi manajemen Memiliki kaitan'yaiig sangat erat. Basis data yang diguna
kan oleh masing inasing sistem tersebut saling terkait. Sebagai contoh, SIM
dapat menghasilkan informasi: karyawan mana saja (data pokoknya ada di sistem
inforinasi personalia) yang menghasilkan penjualan tertinggi (data pokoknya ada di sistem infomiasi Pemasaran). schingga dapat diketahui berapa laba yang diperoleh dari masing masing penjualan tersebut (data sistem informasi produksi).

Sejak chgunAmnya komputer untuk Pengolahan data, telah diterapkan berbagai data di pengolahan data. Beberapa cam pengolahan data yang hingga saat ini masih ban dipakai adalah: pengolah an data terpusat (centrak.Zedprocessinwww.msn.corn).
Yahoo! Messenger (www.yahoo.com).
ICQ (www.icq.com)

d. Program pengelolaan basis data bersama, misalnya..

MS Access.
Program spreadsheet, misalnya MS Excel.
Program pembaca basis data seperti ACL dan Report Writer.

Program program aplikasi yang diuraikan di at as sebenarnya tidak hanya dapatdipakai dalam kegiatan bisnis atau formal di kantor, tetapi juga dapat dipakai secara individual di rumah. Saat ini banyak pelajar, mahasiswa, ibu rumah tangga dan pengguna individu lainnya yang sudah memanfaat dart program program tersebut untuk mempermudah atau mempercepat kegiatan sehari harinya.