peran sistem informasi bagi setiap level manajemen

SISTEM INFORMASI
SISTEM adalah : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
INFORMASI adalah : Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
SISTEM INFORMASI adalah : suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1. KONSEP DASAR SISTEM
Adalah suatu sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, brkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan sesuatu untuk mencapai suatu sasaran.
Prosedur adalah : urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan APA (WHAT) yang harus dikerjakan, SIAPA (WHO) yang mengerjakan, KAPAN (WHEN) dikerjakan dan BAGAIMANA (HOW) mengerjakannya.
Dalam suatu sistem terdiri dari sub sistem-sub sistem dan komponen-komponen yang membentuk suatu sistem.
Suatu sistem akan membentuk maksud
1. Untuk mencapai tujuan
2. Untuk mencapai sasaran.
KARAKTERISTIK SISTEM DAN SIFAT-SIFAT SISTEM
1. Mempunyai komponen-komponen
Komponen sistem adalah : suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain.
3. Penghubung Sistem
Media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lain
4. Masukan Sistem
Energi yang dimasukkan dalam suatu sistem
5. Keluaran Sistem
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
6. Pengolahan Sistem
Bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
7. Sasaran Sistem
Karakteristik sistem yaitu: suatu sistem yang memiliki tujuan dan sasaran-sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
8. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar sistem adalah : apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
KLASIFIKASI SISTEM
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
 Sistem Abstrak adalah : sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik.
Contoh : Sistem Teologi.
 Sistem Fisik adalah : sistem yang ada secara fisik.
Contoh : Sistem komputer.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
 Sistem Tertentu adalah : sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
Contoh : sistem komputer yang berjalan sesuai dengan program yang dijalankan.
 Sistem Tak Tentu adalah: kondisi masa depan yang tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.
Contoh : ramalan cuaca.
4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem Tertutup adalah : sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh sistem luar, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan pihak luar.
Sistem terbuka adalah : sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar sistem atau sub sistem yang lain karena sistem ini terbuka perlu ada pengendalian.
KONSEP INFORMASI
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kerdil, dan akhirnya berakhir.
Informasi adalah data yang melalui pengolahan untuk menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya.
SUMBER INFORMASI adalah Data
DATA adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata.
SIKLUS INFORMASI
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang masih belum bercerita sehingga perlu diolah menjadi suatu model yang nantinya menghasilkan informasi .
JOHN BURCH menggambarkan siklus informasi sbb:
Siklus Ini Terus Berlanjut.
KUALITAS INFORMASI
Tergantung 3 hal yang menggambarkan kualitas informasi:
• AKURAT : informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
• TEPAT WAKTU : berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat
• RELEVAN : berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.
INFORMASI DALAM LINGKUP SISTEM INFORMASI
memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau Salah, ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak
2. Baru, Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan, Informasi dapat atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif, Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas, Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran Informasi.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SIM didefinisikan : kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem Informasi yang menyediakan informasi baik untuk keperluan manajerial maupun operasi.
Definisi lain SIM adalah : sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi, untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
SIM disediakan dengan maksud untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen yaitu manajemen tingkat bawah, menengah dan manajemen tentang kondisi pada saat ini.
SIM
• Sistem Informasi Akuntansi
• Sistem Informasi Pemasaran
• Sistem Informasi Manajemen Persediaan
• Sistem Informasi Personalia
• Sistem Informasi Distribusi
• Sistem Informasi Pembelian
• Sistem Informasi Kekayaan
• Sistem Informasi Analisis kredit
• Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan
• Sistem Informasi Teknik
Direktur,
Manajemen Tingkat Atas
Wakil Dir Eksk
Kepala Devisi
Manajemen Tingkat Menengah
Kepala Cabang
Mandor
Pengawas
Manajemen Tingkat Bawah
PERAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN
Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan. Sumber informasi bisa berasal dari informasi Eksternal dan informasi Internal (berasal dari hasil operasi PDE/NON PDE) Eksternal (peraturan pemerintah, trend dan budaya, politik, ekonomi, pasar, pasar produk, pesaing dll).
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem infor dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Untuk itu maka analis sistem harus mengerti terlebih dahulu apa kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatan dan bagaimana tipe keputusan yang akan diambil. Akhirnya diharapkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan manajemen.
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Informasi diperoleh dari sistem informasi;
Sistem informasi adalah : suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
1. Blok masukan (Input)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Teknologi
Merupakan “Kotak Alat” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima Input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama ;
~ Teknisi
~ Perangkat lunak
~ Perangkat keras
3. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi Procedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data, input data yang tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
4. Blok Basis Data/Dasar Data/Data Base
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
5. Blok Keluaran
Blok produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakaian sistem.
6. Blok Kendali
Blok kendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur dapat diatasi.
BLOK SISTEM INFORMASI YANG SALING BERINTERAKSI
Pemakai Pemakai Input
Pemakai Pemakai Pemakai Pemakai
TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM
1. Perlunya Pengembangan Sistem
Pengembnagan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan sistem ynag lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Sistem yang lama perlu diganti atau diperbaharui karena beberapa hal yaitu :
a. Adanya ketidak beresan dalam sistem yang lama sehingga sistem yang lama tidak dapat beroprasi dengan baik.
b. Pertumbuhan Organisasi
c. Untuk meraih kesempatan (mempercepat pengambilan keputusan)
d. Adanya intruksi-intruksi (misalnya intruksi dari pemerintah)
Dengan Berkembangnya Sistem Baru diharapkan akan meningkatkan :
~ Kinerja
~ Informasi
~ Peningkatan keuntungan dan penurunan biaya
~ Peningkatan pengendalian
~ Peningkatan Efisiensi
~ Peningkatan pelayanan
2. Perinsip Pengembangan Sistem
a. Sistem dikembangkan untuk manajemen
b. Sistem yang dikembangkan membutuhkan modal besar sehingga harus dimanfaatkan dengan sebaik-bainya.
c. Sistem yang dikembangkan membutuhkan orang terdidik
d. Tahapan kerja dan tugas-tugas harus dilakukan dalam proses pengembangan system
e. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM
ANALIS SISTEM
DESAIN SISTEM SECARA UMUM
DESAIN SISTEM TERINCI
SELEKSI SISTEM
IMPELEMENTASI SISTEM
PERAWATAN SISTEM
PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM
1) Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan) pendekatan klasik /tradisional adalah : pendekatan dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan disistem tanpa dibekali dengan alat-alat dengan teknik-teknik yang memadai. pendekatan terstruktur adalah : pendekatan yang dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem sehingga hasil akhir sistem yang dikembangkan akan menghasilkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
2) Pendekatan Sepotong lawan Pendekatan Sistem (dipandang dari sasaran yang ingin dicapai)Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekanakan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja.Pendekatan sistem mendekatkan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi.
3) Pendekatan Bawah-Naik lawan Pendekatan Atas-Turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem)Pendekatan Bawah-Naik dari level bawah organisasi yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan Atas-Turun sebaiknya dimulai dari level atas organisasiyaitu level perencanaan strategi.
4) Pendekatan Sistem Menyeluruh Lawan Pendekatan Moduler (dipandang dari cara mengembangkannya) Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh.Pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana sehingga sistem akan lebih mudah dipahami, dikembangkan.
5) Pendekatan Lompat Jauh lawan Pendekatan Berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan) Pendekatan Lompat Jauh merupakan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih Pendekatan berkembang merupakan teknologi canggih hanya untuk mengaplikasi yang memerlukan apa saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya, mengikuti kebutuhan sesuai dengan pengembangan teknologi yang ada.
ALAT-ALAT DAN TEKNIK DALAM PENGEMBANGAN SISTEM
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik yaitu:
~ Hipo Diagram
~ Structured Chart
~ Data Flow Diagram
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk bagan yaitu :
1. Bagan untuk menggambarkan Aktifitas
a. Bagan Alir Sistem
b. Bagan Alir Program
- Bagan alir logika program
- Bagan alir program komputer
c. Bagan Alir Kertas Kerja
d. Bagan Alir hubungan Data base
e. Bagan Alir Proses
2. Bagan Untuk Menggambarkan Tata Letak
3. Bagan Untuk menggambarkan hubungan Personil
a. Bagan Distribusi Kerja
b. Bagan Organisasi
ANALIS SISTEM DAN PEMROGRAMAN
Analis sistem adalah : orang yang menganalisa sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menemukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan.
Pemrogram adalah : orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEMROGRAM DENGAN ANALIS SISTEM
PEMROGRAM
1. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program computer
2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi kompute, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan intruksi-intruksi program
4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program
ANALIS SISTEM
1. Tanggungjawab analis sistem tidak banyak pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan
2. Pengetahuan analis sistem harus luas tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya
3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar
4. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang tidak terbatas pada sesama analis sistem/pemrogram tetapi juga memakai sistem dan manajer
Analis sistem / sistem analis adalah : orang yang menganalisasistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan.
Analis sistem juga disebut analis Informasi, Analis Bisnis, Perancangan Sistem, Konsultan Sistem dan Ahli Teknik
PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN YANG DIPERLUKAN ANALIS SISTEM
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Misalnya:
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputerdan pemrograman computer
2. Pengetahuan tentang Bisnis secara umum
3. Keahlian pemecahan masalah
4. Keahlian komunikasi antar personal
5. Keahlian membina hubungan antar personal.
TEAM PENGEMBANGAN SISTEM
Anggota dari team pengembangan sistem trgantung dari Besar-Kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Team ini secara umum dapat terdiri dari personal-personal sebagi berikut:
1. Manajer Analisi Sistem
2. Ketua Analis Sistem
3. Analis Sistem Senior
4. Analis Sistem
5. Analis Sistem Junior
6. Pemrogram Aplikasi Senior
7. Pemrogram Aplikasi
8. Pemrogram Aplikasi Yunior

Kegiatan Manajemen
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi. Kegiatan manajemen tingakt atas, menengah dan bawah adalah berbeda. Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing kegiatan manajemen tersebut. Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikatagorikan sebagai berikut :
a. Perencanaan strategis (strategic planning), merupakan kegiatan manajamen tingkat atas
b. pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah
c. penegndalian operasi (operasional control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah.


Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Peran antarpribadi
Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
2. Peran informasional
Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
3. Peran pengambilan keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan manajer
.Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Etika manajerial
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:
• Perilaku terhadap karyawan
• Perilaku terhadap organisasi
• Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya